Guía de organización documental para pymes

Cuando los documentos de una empresa pequeña están repartidos entre correos, carpetas físicas y el computador de una sola persona, cualquier auditoría, visita o cambio de personal se vuelve una crisis. Esta guía propone una estructura simple, no un sistema complejo de gestión documental.

Una estructura de carpetas por área

• 01. Legal y societario: cámara de comercio, RUT, estatutos, actas de socios.
• 02. Contable y tributario: por año y por mes; declaraciones presentadas, soportes de pago, conciliaciones.
• 03. Nómina y personal: contratos, novedades, liquidaciones, comprobantes de pago de seguridad social.
• 04. SG-SST: política, matriz de peligros, plan de trabajo anual, actas de COPASST, capacitaciones.
• 05. Salud ocupacional: certificados de aptitud (no historias clínicas completas), profesiogramas, registros de entrega de elementos de protección.
• 06. Riesgo psicosocial: resultados agregados y anonimizados, plan de intervención. Los resultados individuales no se almacenan en carpetas de acceso general.

Reglas simples que evitan el caos

• Un mismo documento no debería vivir en dos lugares distintos con nombres distintos: elija una única ubicación “fuente” por documento.
• Nombre los archivos con una convención fija, por ejemplo AAAA-MM_tipo-documento_detalle, para poder ordenarlos cronológicamente sin abrir cada uno.
• Separe siempre la información de salud individual del resto de la carpeta de personal: tiene un nivel de confidencialidad distinto y un acceso restringido distinto.
• Defina quién tiene acceso a cada carpeta. No todo el equipo necesita ver la carpeta de nómina o de salud ocupacional.

Física vs. digital

• Lo que la ley exige en físico (algunas actas, algunos contratos firmados) debe conservarse en físico, en un lugar seguro y con copia digital de respaldo.
• Todo lo demás puede vivir en digital, siempre que exista una copia de respaldo fuera del computador de una sola persona.

Tiempos de conservación

Los tiempos de conservación varían según el tipo de documento (contable, laboral, tributario) y la normativa aplicable a cada uno. Antes de eliminar cualquier documento antiguo, verifique el tiempo de conservación que le corresponde; en caso de duda, consérvelo.