Checklist tributario básico para pymes

Esta guía es un punto de partida general. No reemplaza la revisión de un contador sobre el caso particular de su empresa: el régimen tributario, el sector y la ciudad cambian qué obligaciones aplican exactamente.

Identificación básica

• RUT actualizado, con la actividad económica (código CIIU) correcta.
• Régimen tributario correctamente clasificado (responsable o no de IVA, régimen simple u ordinario, según corresponda).
• Datos de la Cámara de Comercio vigentes y renovación de matrícula mercantil al día.

Facturación

• Sistema de facturación electrónica habilitado ante la DIAN, si la empresa está obligada.
• Numeración de facturación vigente y sin vencerse.
• Soportes de nómina electrónica, si tiene trabajadores a cargo.

Impuestos recurrentes

• Claridad sobre cuáles impuestos nacionales aplican (IVA, retención en la fuente, renta) según el régimen.
• Claridad sobre impuestos territoriales aplicables (ICA y, si corresponde, impuesto de industria y comercio del municipio).
• Un calendario propio de vencimientos, no solo el calendario general de la DIAN, ajustado al último dígito del NIT.

Nómina y seguridad social

• Aportes a seguridad social (salud, pensión, riesgos laborales) liquidados sobre el ingreso base correcto.
• Aportes parafiscales cuando la empresa está obligada a hacerlos.
• Provisión de prestaciones sociales (cesantías, intereses, prima, vacaciones) calculada mes a mes, no solo al momento de pagarlas.

Registros y soportes

• Contabilidad llevada en un sistema (así sea sencillo) y no solo en la memoria del dueño del negocio.
• Soportes de gastos y compras organizados, no sueltos en una carpeta física sin clasificar.
• Conciliaciones bancarias mensuales, no solo al cierre del año.

Antes de cada cierre de mes

• Verificar que las obligaciones del mes anterior quedaron presentadas y pagadas, no solo calculadas.
• Revisar si hubo cambios normativos que afecten al negocio (las normas tributarias cambian con frecuencia).
• Guardar los soportes de pago junto con la declaración correspondiente.

Ninguna checklist genérica sustituye el criterio de un profesional sobre su empresa en particular. Úsela como punto de partida para una conversación, no como una autoevaluación definitiva.