Plantilla de calendario de obligaciones

Las fechas exactas de vencimiento cambian cada año y dependen del último dígito del NIT, el municipio y el régimen de la empresa. En lugar de una lista de fechas fijas (que quedaría desactualizada), esta es una estructura para construir su propio calendario con las fechas reales que le apliquen.

Obligaciones mensuales

• Nómina y seguridad social: liquidación y pago de aportes a salud, pensión, riesgos laborales y, si aplica, parafiscales. Verifique el día límite según el número de dígitos de su NIT o documento del aportante.
• Retención en la fuente: si la empresa es agente retenedor, declaración y pago según el calendario tributario vigente.
• IVA: si el periodo es mensual (empresas grandes contribuyentes, en algunos casos), declaración y pago según el calendario vigente.

Obligaciones bimestrales o cuatrimestrales

• IVA: para la mayoría de las pymes, el periodo suele ser bimestral o cuatrimestral según los ingresos del año anterior. Confirme cuál periodo le corresponde a su empresa.

Obligaciones anuales

• Declaración de renta: persona jurídica o natural, según corresponda, con la fecha límite que fije la DIAN cada año para el último dígito del NIT.
• Renovación de la matrícula mercantil: dentro de los primeros meses del año ante la Cámara de Comercio.
• Autoevaluación de estándares mínimos del SG-SST: revisión anual del sistema, con plan de mejora derivado de los resultados.
• Reporte de información exógena, cuando la empresa está obligada a presentarla.

Cómo usar esta plantilla

1. Liste las obligaciones anteriores que realmente le aplican a su empresa (no todas aplican a todos los regímenes).
2. Busque la fecha límite vigente para cada una en la fuente oficial correspondiente (DIAN, Cámara de Comercio, Ministerio del Trabajo, ARL).
3. Ponga una fecha interna unos días antes del vencimiento real, para tener margen de revisión.
4. Revise y actualice el calendario cada vez que cambie una norma o una fecha oficial.

Mantener un calendario propio, y no solo el calendario general publicado por cada entidad, es lo que evita los recargos por vencimientos que se pasan por alto.